Documentación de la plataforma

Introducción

Qué es GovEasy

GovEasy es una plataforma de gestión administrativa diseñada específicamente para ciudadanos y residentes en España. Su objetivo es centralizar todas las interacciones con la Administración Pública en un único entorno seguro, reduciendo el tiempo dedicado a trámites burocráticos y eliminando la necesidad de navegar por múltiples webs oficiales.

La plataforma combina automatización, inteligencia artificial y conexiones directas a organismos públicos (AEAT, Seguridad Social, DGT, Catastro, BOE, entre otros) para ofrecer una experiencia unificada que antes requería el uso de docenas de aplicaciones y portales independientes.

Para quién está diseñado

GovEasy está dirigido a cualquier persona que necesite relacionarse con la Administración española, con especial atención a:

Primeros pasos

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   Crear una cuenta

   Regístrate con tu correo electrónico. El proceso incluye verificación por OTP (código de un solo uso) enviado al email o SMS para garantizar la identidad.

2. 2

   Completar el perfil

   Indica tu nombre completo, NIF/NIE, código postal y situación laboral. Estos datos se usarán para autorellenar formularios y personalizar las respuestas del asistente.

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   Subir documentos a la Bóveda

   Sube tu DNI, pasaporte u otros documentos. El Escáner Inteligente extrae automáticamente los datos clave y configura alertas de vencimiento.

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   Explorar las funciones

   Accede al Asistente para resolver dudas, consulta el Radar de Vencimientos o busca una cita en Extranjería o SEPE.

Asistente de Trámites

Descripción general

El Asistente es un chat conversacional impulsado por GPT-4o (modelo de Azure OpenAI) especializado en administración española. A diferencia de un chatbot genérico, el Asistente tiene acceso a una base de conocimiento curada sobre trámites, plazos, requisitos y formularios oficiales actualizados.

Las respuestas se generan en tiempo real y pueden incluir listas de documentos necesarios, plazos legales, instrucciones paso a paso y referencias a la normativa aplicable.

Tipos de consultas

El Asistente puede responder a los siguientes tipos de consultas:

Idiomas disponibles

El Asistente responde en el idioma en el que se le escribe. Los idiomas con mayor cobertura son español (castellano), inglés, portugués, francés, árabe y rumano. Para trámites en comunidades autónomas con lengua cooficial (catalán, euskera, gallego), el Asistente puede operar en esos idiomas aunque la base de conocimiento oficial está en castellano.

Limitaciones y advertencias

Limitaciones técnicas: El Asistente no tiene acceso a tu expediente real en ningún organismo público, no puede presentar solicitudes en tu nombre y no está conectado a la Sede Electrónica de ninguna entidad en tiempo real. Las consultas sobre el estado de un expediente concreto deben realizarse directamente en la sede oficial correspondiente.

Mi Bóveda

Descripción general

La Bóveda es el gestor documental cifrado de GovEasy. Permite almacenar, organizar y acceder a tus documentos personales desde cualquier dispositivo con total seguridad. Todos los archivos se almacenan en Microsoft Azure Blob Storage con cifrado en reposo y en tránsito.

Subir documentos

Se admiten los formatos PDF, PNG, JPG y TXT con un tamaño máximo de 10 MB por archivo. Los documentos pueden subirse de tres maneras: haciendo clic en el área de subida, arrastrando y soltando el archivo directamente sobre la interfaz, o usando el botón de selección de archivo.

Organización automática

Tras la subida, el sistema analiza el nombre del archivo y, opcionalmente, su contenido para asignarlo automáticamente a una de las siguientes carpetas:

La clasificación automática puede no ser siempre perfecta. Actualmente no existe la opción de mover documentos entre carpetas manualmente (función planificada). Si un documento se clasifica incorrectamente, puede eliminarse y subirse de nuevo con un nombre más descriptivo.

Escáner Inteligente (OCR)

El Escáner Inteligente es la función más avanzada de la Bóveda. Utiliza Azure Document Intelligence (anteriormente Form Recognizer) para extraer el texto y los campos estructurados de documentos de identidad, nóminas, notificaciones oficiales y otros tipos de documentos.

Según el tipo de documento detectado, el Escáner puede realizar las siguientes acciones:

Seguridad y cifrado

Todos los documentos almacenados en la Bóveda están protegidos con cifrado AES-256 en reposo en los servidores de Azure. La transmisión se realiza exclusivamente mediante HTTPS/TLS 1.3. Los archivos están particionados por usuario y no existe posibilidad de acceso cruzado entre cuentas.

Cada vez que solicitas ver o descargar un documento, el sistema genera una URL firmada con SAS (Shared Access Signature) con una validez de 15 minutos. Transcurrido ese tiempo, el enlace expira y no puede reutilizarse. Esta medida evita que los documentos queden expuestos si un enlace se comparte accidentalmente.

Acceso y descargas

Desde la lista de documentos puedes realizar tres acciones sobre cada archivo: vista previa en el navegador (PDF e imágenes), descarga directa al dispositivo y eliminación permanente. La eliminación es irreversible. No existe papelera de reciclaje ni período de retención tras borrar un archivo.

Radar de Vencimientos

Descripción general

El Radar de Vencimientos es un sistema de seguimiento de fechas de caducidad de documentos personales. Su función principal es anticiparse a las renovaciones necesarias para evitar situaciones de ilegalidad administrativa (como la caducidad del NIE sin renovar) o penalizaciones (como multas por conducir con carnet expirado).

Detección automática

Cuando el Escáner Inteligente procesa un documento y detecta una fecha de expiración, ofrece la opción de crear una alerta automáticamente en el Radar. Esta alerta se vincula al nombre del titular, el tipo de documento y la fecha detectada.

Alertas manuales

Desde la sección Radar puedes añadir alertas de forma manual indicando el tipo de documento, el nombre del titular, la fecha de caducidad y, opcionalmente, el número de documento. Esto es útil para documentos que no has subido a la Bóveda o para los cuales el Escáner no extrajo la fecha correctamente.

Documentos monitorizados

El sistema reconoce y monitoriza especialmente los siguientes tipos de documentos:

Sistema de notificaciones

El Radar envía notificaciones automáticas a tres niveles de anticipación: 90 días antes de la caducidad (aviso preventivo), 30 días antes (aviso urgente) y 7 días antes (alerta crítica). Las notificaciones se muestran en el panel de notificaciones dentro de la aplicación. La integración con notificaciones por email está disponible en el Plan Premium.

Reserva de Citas

Descripción general

El módulo de Reserva de Citas automatiza la búsqueda de huecos disponibles en los sistemas de cita previa de organismos públicos españoles. En lugar de tener que acceder manualmente a las webs de cada organismo y comprobar repetidamente si hay citas disponibles, GovEasy realiza este proceso de forma automatizada.

Organismos disponibles

Proceso de búsqueda

1. 1

   Selección del organismo y trámite

   El usuario indica el organismo, el tipo de trámite y su provincia o código postal de preferencia.

2. 2

   Configuración de parámetros

   Se pueden indicar preferencias de fecha (a partir de, antes de) y horario (mañana o tarde). El sistema también solicita los datos personales necesarios (NIF/NIE, etc.) para el formulario de la cita.

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   Búsqueda automatizada

   GovEasy accede al sistema de cita previa del organismo en tiempo real. Esta operación puede tardar entre 10 y 60 segundos dependiendo de la disponibilidad del servicio externo.

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   Resultado y confirmación

   Si se encuentra un hueco, se muestra al usuario para su confirmación antes de formalizar la reserva. Si no hay huecos disponibles, el sistema puede monitorizarlos periódicamente (función Radar de Citas).

Modelo de suscripción

La Reserva de Citas está incluida en la suscripción mensual de GovEasy a 9,99 €/mes. Con la suscripción activa tienes acceso ilimitado a todas las funciones de la plataforma: búsqueda de citas, Bóveda, Radar de Vencimientos, Rellenador de formularios y Asistente. No existe ningún coste adicional por cita encontrada ni por número de búsquedas realizadas.

La suscripción se factura mensualmente y puede cancelarse en cualquier momento desde el panel de cuenta. Al cancelar, el acceso se mantiene activo hasta el final del período ya abonado.

Notificaciones y confirmación

Cuando se confirma una cita, el sistema genera un resumen con la fecha, hora, sede y número de referencia de la cita. Este resumen puede guardarse en la Bóveda y se añade automáticamente al Calendario de GovEasy. Si la cita requiere llevar documentación específica, el Asistente puede generar una lista personalizada bajo petición.

Mis Trámites

Descripción general

Mis Trámites es el panel de seguimiento de expedientes y gestiones administrativas en curso. Permite registrar, documentar y monitorizar el estado de cada proceso burocrático desde que se inicia hasta que se resuelve.

Registrar un expediente

Al crear un nuevo trámite se especifica el tipo de gestión (NIE, prestación, recurso, alta censal, etc.), el organismo responsable, la fecha de inicio y, opcionalmente, el número de expediente oficial asignado por la Administración. Se puede añadir una descripción libre con notas relevantes.

Seguimiento de estado

Cada trámite puede encontrarse en uno de los siguientes estados: Pendiente de iniciar, En curso, Documentación presentada, En espera de resolución, Resuelto favorablemente, Resuelto desfavorablemente o Caducado. El usuario actualiza el estado manualmente a medida que avanza el proceso. No existe integración automática con los sistemas de seguimiento de los organismos.

Adjuntar documentos

Cada trámite puede tener documentos vinculados desde la Bóveda. Esto permite mantener un registro coherente de qué documentos se presentaron en cada gestión y cuándo. Los documentos vinculados no se duplican; se crea únicamente un enlace lógico entre el trámite y el archivo ya almacenado.

Rellenador de Formularios

Descripción general

El Rellenador permite preparar los datos necesarios para cumplimentar formularios oficiales de la Administración española. Para formularios con versiones PDF descargables con campos de formulario AcroForm, el sistema genera automáticamente un PDF prerrellenado con los datos del usuario. Para formularios sin campos interactivos (como los modelos AEAT basados en tecnología ZK), genera un documento de referencia con todos los datos organizados para facilitar el proceso de cumplimentación en la web oficial.

Formularios disponibles

Autorellenado con perfil

Si has completado tu perfil en GovEasy (nombre, NIF/NIE, teléfono, dirección, fecha de nacimiento), el sistema precumplimenta automáticamente los campos del formulario que coincidan con esos datos. Esto evita tener que introducir los mismos datos personales repetidamente en cada gestión.

La correspondencia entre los campos del perfil y los campos del formulario se realiza mediante inteligencia artificial (GPT-4o), que mapea los datos disponibles con los campos del PDF oficial en función del nombre y contexto de cada campo.

Descarga y almacenamiento

Una vez generado el PDF, puedes descargarlo directamente o guardarlo en tu Bóveda con un clic. Los documentos guardados se clasifican automáticamente en la carpeta correspondiente. El archivo se denomina con el identificador del formulario y la fecha de generación para facilitar su localización posterior.

Sedes Oficiales

La sección Sedes Oficiales proporciona acceso directo a las APIs públicas de organismos españoles, permitiendo realizar consultas sin abandonar la plataforma y guardar los resultados en la Bóveda o el Calendario con un clic.

BOE — Boletín Oficial del Estado

Consulta y búsqueda de las disposiciones publicadas en el Boletín Oficial del Estado. El sistema recupera los documentos del día actual o de una fecha específica y permite filtrarlos por categoría (ayudas y subvenciones, empleo, normativa fiscal, leyes, convocatorias, sanidad) y por organismo emisor.

Los resultados incluyen el título, el organismo, el tipo de disposición y el enlace al texto completo en la sede oficial del BOE. Cada resultado puede guardarse en la Bóveda como referencia.

Geocoding IGN / Nominatim

Motor de geocodificación de direcciones españolas basado en los datos del Instituto Geográfico Nacional (IGN) a través del servicio Nominatim de OpenStreetMap. Permite obtener las coordenadas geográficas (latitud y longitud) de cualquier dirección, localidad o punto de interés en España.

Al seleccionar un resultado de la búsqueda, se muestra un mapa interactivo (Azure Maps) con un marcador en la ubicación exacta. Las coordenadas pueden guardarse en el Calendario como referencia para visitas programadas.

Sede Electrónica del Catastro

Consulta de inmuebles mediante la API oficial XML del Ministerio de Hacienda (Sede Electrónica del Catastro). Introduciendo la referencia catastral completa (20 caracteres alfanuméricos), el sistema devuelve los datos oficiales del inmueble: dirección, uso, superficie construida, superficie de parcela, año de construcción, municipio y provincia.

Si el servicio del Catastro dispone de las coordenadas del inmueble, se muestra un mapa interactivo con la ubicación exacta de la propiedad.

Instituto Nacional de Estadística

Consulta de datos estadísticos del Padrón Municipal a nivel provincial a través de la API oficial del INE. Introduciendo un código postal de 5 dígitos, el sistema devuelve la provincia asociada, la población total, la densidad de población (habitantes por km²) y la edad media de la población según el último padrón disponible.

DGT — Tráfico e Incidencias

Consulta de incidencias de tráfico en tiempo real a través de la API de la Dirección General de Tráfico. Permite filtrar por provincia y tramo de carretera. Los resultados muestran el tipo de incidencia (accidente, retención, obras, restricción de circulación), la carretera afectada, el punto kilométrico y el nivel de afectación. Cada incidencia puede guardarse en el Calendario para consulta posterior.

Cuenta y Seguridad

Perfil y datos personales

El perfil de usuario almacena la información personal utilizada para autocompletar formularios y personalizar las respuestas del Asistente. Los campos disponibles son: nombre completo, correo electrónico, teléfono, NIF/NIE, fecha de nacimiento, código postal, comunidad autónoma y situación laboral.

Esta información se almacena en la base de datos de GovEasy (Azure Cosmos DB) de forma cifrada. No se comparte con organismos públicos ni con terceros sin el consentimiento explícito del usuario.

Planes y facturación

GovEasy ofrece dos planes: un plan gratuito con acceso a las funciones principales y un plan Premium por 9,99 €/mes que desbloquea todas las funciones, incluyendo la Reserva de Citas. La suscripción Premium puede cancelarse en cualquier momento.

Autenticación MFA

GovEasy implementa autenticación de doble factor (MFA) en el proceso de registro. Al crear una cuenta, se envía un código OTP (One-Time Password) de 6 dígitos al email o número de teléfono proporcionado. Este código tiene una validez de 10 minutos y se invalida tras su uso.

El sistema aplica un límite de 5 intentos de verificación por cada 10 minutos para prevenir ataques de fuerza bruta. Los OTP se almacenan de forma hasheada en la base de datos y se eliminan automáticamente tras su verificación o expiración.

Privacidad y datos

GovEasy cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD). Los usuarios tienen derecho de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición sobre sus datos personales. Para ejercer cualquiera de estos derechos, contacta con el equipo de GovEasy a través del formulario de soporte.

Sistemas de Facturación (Veri*factu)

Descripción general

GovEasy incorpora un sistema de gestión de facturación conforme a la normativa Veri*factu (Real Decreto 1007/2023). Este sistema garantiza que cada factura emitida sea inalterable, trazable y esté correctamente registrada ante la Agencia Tributaria (AEAT), simplificando el cumplimiento de las obligaciones legales para autónomos y empresas.

Integridad y huella digital

Cada registro de facturación en GovEasy genera una huella digital (hash SHA-256) única. Esta huella encadena matemáticamente la factura actual con la anterior, creando una cadena de confianza inviolable. Este proceso asegura que cualquier intento de modificación posterior del registro sea detectado inmediatamente por los sistemas de auditoría.

Conexión con la AEAT

Los registros generados se envían automáticamente a la sede electrónica de la Agencia Tributaria si el usuario ha configurado su certificado digital. El sistema recibe una confirmación inmediata (CSV - Código Seguro de Verificación) que avala la legalidad del documento ante cualquier inspección fiscal.

Certificados digitales

Para la remisión desasistida de facturas, es necesario subir un certificado digital de representante o persona física. Este certificado se almacena en la Bóveda de Claves Privadas de GovEasy con cifrado extremo a extremo (E2EE), asegurando que solo los procesos autorizados por el usuario puedan realizar la firma electrónica obligatoria.

Preguntas Frecuentes

Generales

¿GovEasy tiene acceso a mis datos en los organismos públicos?

No. GovEasy no tiene acceso a ninguna base de datos de la Administración Pública. El Asistente proporciona información general y orientativa. Para acceder a tu expediente real, el estado de tu declaración o cualquier dato personal en manos del Estado, debes acceder directamente a la sede electrónica del organismo correspondiente con tu certificado digital o Cl@ve.

¿Puedo usar GovEasy sin DNI electrónico ni Cl@ve?

Sí. GovEasy no requiere certificado digital ni Cl@ve para ninguna de sus funciones. El registro se realiza con email y verificación OTP. Sin embargo, para trámites que obligatoriamente requieren identificación electrónica ante un organismo (como presentar una declaración de renta o firmar una solicitud oficial), necesitarás esos sistemas de identificación en la sede oficial correspondiente.

¿Es gratuito?

GovEasy ofrece un plan gratuito con acceso a las funciones principales (Asistente, Bóveda limitada con hasta 5 documentos, Radar con hasta 3 alertas y Sedes Oficiales). El Plan Premium por 9,99 €/mes desbloquea todas las funciones sin límites, incluyendo la Reserva de Citas, notificaciones por email y soporte prioritario.

Técnicas

¿En qué servidores se almacenan mis datos?

Todos los datos y documentos se almacenan en servidores de Microsoft Azure ubicados en la región de Europa Occidental (West Europe). No se utilizan servidores fuera del Espacio Económico Europeo. El almacenamiento de documentos usa Azure Blob Storage y la base de datos es Azure Cosmos DB.

¿Qué navegadores son compatibles?

GovEasy es compatible con las versiones actuales de Chrome, Firefox, Safari y Edge. Internet Explorer no está soportado. Para la función de vista previa de PDFs, se requiere que el navegador tenga habilitado el visor de PDFs nativo o un plugin compatible.

¿El Escáner Inteligente funciona con documentos en idioma extranjero?

Sí. Azure Document Intelligence es capaz de procesar documentos en múltiples idiomas y alfabetos, incluyendo árabe, cirílico y chino. Sin embargo, la extracción de campos estructurados (nombre, fecha de nacimiento, número de documento) está optimizada para documentos de identidad españoles y europeos.

Legales y privacidad

¿GovEasy es un gestor administrativo autorizado?

No. GovEasy es una plataforma tecnológica de apoyo a la gestión documental y la información administrativa. No es un despacho de gestores colegiados ni una gestoría. No puede representar legalmente al usuario ante ningún organismo público. Si necesitas representación formal ante la Administración, debes contratar los servicios de un gestor administrativo colegiado o un abogado.

¿Puedo eliminar mi cuenta y todos mis datos?

Sí. Puedes solicitar la eliminación completa de tu cuenta y todos los datos asociados (perfil, documentos de la Bóveda, alertas, historial del Asistente) desde la sección Configuración. La eliminación es definitiva e irreversible. Una vez procesada la solicitud, todos los datos se eliminan de los sistemas de GovEasy en un plazo máximo de 30 días conforme al RGPD.

¿Se comparten los datos con terceros?

GovEasy utiliza Microsoft Azure (almacenamiento e IA) como proveedor de infraestructura. El contenido de los documentos puede ser procesado por los modelos de Azure Document Intelligence y Azure OpenAI únicamente para proporcionar las funciones de OCR y Asistente. Microsoft procesa estos datos como subencargado de tratamiento bajo los contratos RGPD correspondientes. GovEasy no vende ni cede datos a terceros con fines comerciales.