Verifactu y facturación electrónica obligatoria en 2026: guía definitiva para autónomos y pymes

TL;DR — Verifactu y factura electrónica B2B en una página

Si eres autónomo o pyme en España y vas a emitir facturas en 2026, hay dos normas clave que tienes que entender:

1. Verifactu / RD 1007/2023: regula los requisitos técnicos del software con el que emites facturas. Tu programa debe generar un registro normalizado por cada factura, huellarlo (hash encadenado), firmarlo electrónicamente y, o bien enviarlo en tiempo real a la AEAT (modalidad Verifactu, voluntaria), o bien conservarlo de forma inalterable y disponible para inspección.
2. Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) — Factura electrónica B2B: obligará a que toda factura entre empresas y autónomos en España se emita y reciba en formato electrónico estructurado a través de plataformas privadas o de la solución pública gratuita. Su entrada en vigor depende del desarrollo reglamentario y de la autorización europea, con un calendario escalonado por tamaño.

Las dos normas se solapan en el tiempo y muchos autónomos están comprando soluciones duplicadas. Esta guía te explica exactamente qué necesitas, cuándo, y cómo no pagar de más.

Por qué importa: el cambio de paradigma fiscal en España

España lleva una década moviéndose hacia un control fiscal en tiempo real:

• 2017: SII para grandes empresas (envío inmediato de libros de IVA).
• 2021: TicketBAI en País Vasco (precedente directo de Verifactu).
• 2022: aprobación de la Ley Crea y Crece, que extiende la factura electrónica B2B.
• 2023: aprobación del RD 1007/2023 sobre Sistemas Informáticos de Facturación y publicación del modo Verifactu.
• 2024: Orden HAC/1177/2024 que fija las especificaciones técnicas de los registros, formatos XML, esquemas de firma y servicios web.
• 2025: plazo para que fabricantes de software adapten sus productos.
• 2026: entrada en vigor para usuarios (empresas y autónomos).

El objetivo de la AEAT es claro: convertir el control de la facturación en un proceso continuo, no posterior. Lo que antes se inspeccionaba a posteriori, ahora se valida en el momento mediante huellas inalterables y, en su caso, remisión en tiempo real.

Qué es exactamente Verifactu

Definición técnica

Verifactu es la modalidad voluntaria prevista en el RD 1007/2023 por la que un Sistema Informático de Facturación (SIF) remite en tiempo real a la AEAT los registros de facturación generados, junto con su huella y firma electrónica. Cuando un software opera en modo Verifactu, cada factura emitida queda automáticamente comunicada a Hacienda en cuestión de segundos.

La alternativa, llamada coloquialmente "modo no Verifactu", obliga a:

• Generar el registro normalizado en formato XML conforme a la Orden HAC/1177/2024.
• Calcular y guardar la huella encadenada (cada registro contiene el hash del anterior, formando una cadena no manipulable).
• Firmar electrónicamente cada registro.
• Conservarlos de forma íntegra durante el plazo de prescripción (4 años) y ponerlos a disposición de la AEAT en cualquier inspección.

Ambas modalidades son legales. La diferencia es que en Verifactu la AEAT ya tiene la información; en modo no Verifactu, tienes que entregársela cuando la pida (y demostrar que es inalterable).

Componentes obligatorios de un registro Verifactu

Cada factura genera dos posibles tipos de registro:

• Registro de alta: cuando se emite una factura.
• Registro de anulación: cuando se invalida una factura por error.

Cada registro debe contener, como mínimo:

1. NIF y nombre del emisor.
2. NIF y nombre del destinatario (cuando aplique).
3. Número y serie de la factura.
4. Fecha de expedición y fecha de la operación.
5. Tipo de factura (ordinaria, simplificada, rectificativa).
6. Descripción de la operación.
7. Desglose por tipo impositivo de IVA, recargo de equivalencia, IGIC, etc.
8. Importe total.
9. Régimen especial aplicable (REBU, REAGP, criterio de caja…).
10. Huella del registro (algoritmo SHA-256 sobre los campos del registro y la huella anterior).
11. Firma electrónica con certificado del SIF o del obligado.
12. Identificador del SIF (versión y fabricante).
13. Marca temporal.

Y debe incorporar en la propia factura un código QR y la mención "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT" o "VERI*FACTU" si está en modo Verifactu.

Calendario real de exigibilidad

El RD 1007/2023, modificado posteriormente por el RD 254/2025 y desarrollado por la Orden HAC/1177/2024, establece el siguiente calendario práctico:

⚠️ Importante: el RD permite a la AEAT publicar excepciones o aplazamientos sectoriales, pero la fecha base sobre la que se está trabajando es la indicada. No esperes ampliaciones generalizadas; planifica con esos hitos.

Quién está obligado y quién no

Sí están obligados

• Todas las personas jurídicas que desarrollen actividad económica en España y estén sujetas al IRPF, IS o IRNR.
• Todos los autónomos (personas físicas) sujetos a obligación de facturar conforme al Reglamento de Facturación.
• Establecimientos permanentes de empresas extranjeras.

No están obligados (o tienen régimen propio)

• Empresas adheridas al SII (Suministro Inmediato de Información del IVA): tienen su propio sistema de comunicación.
• Sujetos pasivos en territorios con sistema propio: País Vasco (TicketBAI) y Navarra (Batuz).
• Operaciones excluidas: importaciones, exportaciones según el caso, autoconsumo en determinados regímenes.

Casos dudosos frecuentes

• Pequeño autónomo que factura a particulares: sí está obligado a emitir registros (factura simplificada o ticket), aunque en muchos casos basta con tickets de TPV adaptado.
• Comunidad de propietarios: si emite facturas (por alquileres, por ejemplo) sí.
• Profesional médico exento de IVA: sí está obligado a llevar SIF y emitir registros, aunque la operación sea exenta.

Sanciones: hasta 50.000 € por usuario y 150.000 € por fabricante

El régimen sancionador se introduce en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria:

Para los usuarios

• Uso de software no conforme: hasta 50.000 € por ejercicio.
• Manipulación o destrucción de registros: sanción específica adicional.
• No conservación de los registros durante 4 años: hasta 50.000 € por ejercicio.

Para los fabricantes de software

• Producir o comercializar sistemas no conformes: 150.000 € por cada ejercicio en que se hayan producido ventas y por cada modalidad de software diferente que infrinja los requisitos.
• No incluir certificación responsable: sanción independiente.

En la práctica

La AEAT está priorizando la inspección de los fabricantes (efecto multiplicador) y de sectores con histórico de manipulación de software (hostelería, comercio minorista, talleres). El usuario que use un software certificado por su fabricante tiene una protección razonable, aunque la responsabilidad última de cumplir es siempre suya.

Verifactu vs factura electrónica B2B (Crea y Crece): no son lo mismo

Es la confusión más extendida. Veamos las diferencias:

Conclusión: las dos te van a obligar a renovar el software, pero no resuelven lo mismo. Un programa puede ser conforme a Verifactu y no emitir factura electrónica estructurada, y viceversa. Para 2026-2027 conviene elegir un software que cubra ambas capas para no pagar dos integraciones.

Cómo elegir software de facturación en 2026

Si en este momento estás valorando cambiar o contratar un programa de facturación, tu checklist de evaluación debe incluir:

Checklist técnico

• ✅ Declaración responsable del fabricante de cumplimiento del RD 1007/2023.
• ✅ Capacidad de operar en modo Verifactu y en modo "no Verifactu".
• ✅ Generación de QR conforme a la Orden HAC/1177/2024.
• ✅ Conservación inalterable: registro de eventos, control de accesos, copia de seguridad.
• ✅ Integración con servicios web de la AEAT (alta, anulación, consulta).
• ✅ Compatibilidad con factura electrónica B2B (Facturae 3.2.x, UBL 2.1, etc.).
• ✅ Soporte de sucesivas actualizaciones sin coste extra durante el periodo de cumplimiento.

Checklist funcional

• ✅ Multiusuario y multidispositivo.
• ✅ Importación de clientes/productos desde sistemas anteriores.
• ✅ Conexión bancaria para conciliar cobros (PSD2).
• ✅ Generación automática de modelos 303, 130, 390, 347 con base en las facturas.
• ✅ Plantillas multi-idioma (catalán, gallego, euskera, inglés, portugués) si tu negocio lo requiere.
• ✅ Acceso por rol y registro de auditoría.

Checklist contractual

• ✅ Cláusula de continuidad del servicio ante cese del proveedor.
• ✅ Compromiso de actualización ante cambios normativos.
• ✅ Exportación íntegra de datos en formatos abiertos a la finalización del contrato.
• ✅ Cumplimiento RGPD: encargado del tratamiento, ubicación de los datos, transferencias internacionales.
• ✅ Subvenciones Kit Digital aplicables: muchos programas certificados están dentro del catálogo de agentes digitalizadores.

Cómo se integra con tu día a día

Ejemplo 1: autónomo de servicios profesionales

• Emites entre 5 y 30 facturas al mes.
• Software cloud con modo Verifactu activado.
• Cada vez que generas una factura, el sistema crea el registro, lo huella, lo firma y lo envía a la AEAT en segundos.
• En la factura aparece un QR y la leyenda "VERI*FACTU".
• Tu cliente recibe la factura por email (PDF) o en el formato estructurado que pacte (XML, Facturae).
• Trimestre tras trimestre, tus modelos 303 y 130 salen ya prerrellenados con la información acumulada.

Ejemplo 2: comercio minorista con TPV

• TPV con software certificado por el fabricante.
• Tickets emitidos en operaciones B2C generan registros simplificados.
• A final del día, el software cierra el lote y envía resumen a la AEAT (si está en Verifactu) o lo conserva (si no).
• Las facturas a clientes empresa se emiten desde el mismo TPV con datos completos.

Ejemplo 3: pyme con ERP propio

• ERP a medida adaptado al RD 1007/2023.
• Módulo de "huellado" desarrollado conforme a la Orden HAC/1177/2024.
• Posibilidad de no enviar en tiempo real (modo no Verifactu) por motivos de capacidad o coste, pero garantizando inalterabilidad.
• Integración con plataforma de factura electrónica B2B para los flujos con clientes empresariales.

Errores frecuentes en la transición

1. Comprar dos veces: contratar un programa "compatible Verifactu" y otro "compatible Crea y Crece" cuando un único proveedor cubre ambos.
2. Quedarse en Excel hasta el último día: la AEAT puede inspeccionar y exigir registros desde el primer día de obligación. Migrar bajo presión genera errores.
3. No conservar los certificados de fabricante: en una inspección, la primera prueba que pide la AEAT es la declaración responsable del software.
4. Anular facturas en lugar de rectificarlas: el flujo correcto es emitir una rectificativa y vincularla a la original, no eliminar.
5. No formar al equipo: el incumplimiento humano (operario que sigue emitiendo facturas en Word "para casos especiales") suele ser la fuente de sanción.

Cómo prepararte si aún no has hecho nada

Si llegas a abril de 2026 sin haber adaptado tu negocio, este es el plan mínimo:

Semana 1: diagnóstico

• Inventario de todos los puntos desde los que emites facturas: programa principal, TPV, app móvil, hojas de cálculo, secretaría externa.
• Volumen de facturación mensual y picos estacionales.
• Necesidades específicas: tickets, simplificadas, B2B, internacional, exenciones.

Semana 2: selección de software

• Comparativa de 3-5 alternativas conformes al RD 1007/2023.
• Verifica certificación pública o declaración responsable del fabricante.
• Solicita demo y prueba con al menos 10 facturas reales.

Semana 3-4: migración

• Importa clientes, productos y series de facturación.
• Define numeración para evitar saltos.
• Configura modos: Verifactu o no Verifactu (decide según conectividad y volumen).

Mes 2: formación y go-live

• Forma al equipo en el flujo nuevo.
• Apaga el sistema antiguo en una fecha clara (no convivencia indefinida).
• Documenta el procedimiento operativo.

La factura electrónica B2B: lo que viene en 2026-2027

Aunque Verifactu es la prioridad inmediata, en paralelo se desarrolla la factura electrónica B2B obligatoria prevista en el artículo 12 de la Ley 18/2022. El reglamento de desarrollo establece:

• Toda factura entre empresarios y profesionales en España debe emitirse y recibirse en formato electrónico estructurado.
• Existirá una solución pública gratuita gestionada por la AEAT, además de plataformas privadas certificadas.
• Los plazos de pago deben quedar reflejados en la factura para mejorar el control de morosidad (vinculación con la Ley 15/2010).
• El calendario de entrada en vigor está condicionado por la autorización del Consejo de la UE sobre la excepción al régimen común del IVA y la aprobación final del reglamento.
• La práctica habitual será una entrada escalonada por tamaño (primero grandes y medianas empresas, después pymes y autónomos).

Lo importante: cualquier inversión en software durante 2026 debe contemplar también este escenario para evitar duplicar gastos en 2027.

Verifactu y facturación electrónica en otras comunidades

• País Vasco (TicketBAI): ya en vigor desde 2022-2024 (con calendario por territorio histórico). El sistema es similar pero no idéntico. La Diputación correspondiente publica las especificaciones.
• Navarra (Batuz): en despliegue gradual. Combina control de la facturación, libros y declaración del IVA.
• Resto de CCAA: aplican el RD 1007/2023 en su integridad.

Si tu actividad opera en varios territorios, comprueba con tu software cómo gestiona la concurrencia (por ejemplo, autónomo vasco con clientes en Madrid).

Preguntas frecuentes

¿Tengo que avisar a mis clientes del cambio?

No es obligatorio, pero es recomendable. Especialmente si vas a empezar a enviar facturas en un formato distinto (PDF firmado o factura electrónica estructurada) o vas a cambiar la numeración de tus series.

¿El QR aparece en todas las facturas o solo en las del modo Verifactu?

El QR es obligatorio en todas las facturas emitidas por un SIF conforme al RD 1007/2023. Lo que cambia es la mención: "VERI*FACTU" si estás en modo Verifactu, o la indicación de que la factura es verificable en la sede de la AEAT si estás en modo no Verifactu.

¿Puedo seguir usando un talonario en papel?

Solo en supuestos muy excepcionales (por ejemplo, ventas ambulantes sin equipo informático). En casi todos los casos hay que pasar por SIF.

¿Y si tengo una avería del software?

El RD prevé un procedimiento de incidencia: debes documentar la incidencia, emitir las facturas pendientes en cuanto se restaure el sistema y, si aplica, comunicarlo a la AEAT. Tener copia de seguridad y plan de continuidad es un requisito implícito.

¿Mis copias en papel ya no valen?

Las copias en papel siguen siendo válidas como justificante de la operación, pero el original a efectos fiscales es el registro electrónico generado por el SIF.

¿Verifactu vulnera mi privacidad?

Lo que se envía a la AEAT son los datos fiscales de la factura, no datos personales adicionales. La AEAT actúa como responsable del tratamiento dentro de su misión legal de inspección.

Cierre y plan de acción

Verifactu y la factura electrónica B2B son los dos cambios fiscales y tecnológicos más importantes para autónomos y pymes en 2026. Si planificas con tiempo, no son traumáticos: bien aplicados, te ahorran horas de cuadre trimestral, reducen errores y te dan trazabilidad ante cualquier inspección.

La regla de oro: no decidas a contrarreloj, no compres dos veces y exige al fabricante declaración responsable y compromiso de actualización.

CTA: Consulta el portal oficial de la AEAT en sede.agenciatributaria.gob.es, revisa tu software con tu asesor o utiliza el directorio de gestores certificados de GovEasy para resolver tu transición sin sobrecoste.

Anexo I: arquitectura técnica del registro Verifactu

Para los lectores con perfil técnico (desarrolladores, integradores, departamentos IT) conviene profundizar en la arquitectura. La Orden HAC/1177/2024 publica el detalle exacto, pero los conceptos clave son los siguientes.

Registros de alta y de anulación

• Registro de alta: se genera al emitir cada factura. Contiene los datos de la operación, fechas, importe y desglose.
• Registro de anulación: se genera cuando se invalida una factura por error material. No es lo mismo que una factura rectificativa, que se gestiona con un nuevo registro de alta vinculado al original.

Encadenamiento de huellas

Cada registro contiene un campo "huella" que es el resultado de aplicar SHA-256 sobre la concatenación de los campos relevantes del registro y la huella del registro anterior. El primer registro de la serie usa una huella de inicio definida por la AEAT. La cadena de huellas es lo que garantiza la inalterabilidad: cualquier modificación posterior rompe la cadena y se detecta en inspección.

Firma electrónica del registro

El registro debe firmarse con un certificado:

• Del propio obligado tributario: si el software le pertenece o es desplegado en su infraestructura.
• Del fabricante o prestador del software: si es SaaS multi-cliente, conforme a la doctrina de la AEAT.

El certificado debe ser cualificado conforme a eIDAS y emitido por un prestador inscrito en la lista de confianza española.

Servicios web de la AEAT

Los servicios disponibles son tres principales:

1. Alta de registros: envío en lotes o en tiempo real.
2. Consulta: para que el obligado pueda confirmar qué tiene la AEAT.
3. Anulación: invalidación de un registro previamente enviado.

Los esquemas XSD están publicados en la sede de la AEAT y se actualizan periódicamente. El protocolo de transporte es SOAP sobre HTTPS con autenticación mediante certificado.

Códigos QR y leyendas

El QR contiene una URL de verificación que apunta a la sede de la AEAT y permite a cualquier receptor de la factura comprobar que el registro existe y coincide con la factura recibida. La leyenda obligatoria varía según el modo:

• En modo Verifactu: "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT" + "VERI*FACTU".
• En modo no Verifactu: "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT" sin la marca VERI*FACTU.

Anexo II: glosario Verifactu para no-técnicos

• SIF: Sistema Informático de Facturación. Cualquier programa que use un obligado tributario para emitir facturas.
• Modo Verifactu: el SIF envía cada registro a la AEAT en tiempo real (voluntario).
• Modo no Verifactu: el SIF conserva los registros y solo los envía si se le requiere.
• Huella: hash que vincula un registro con el anterior.
• QR de verificación: código QR que aparece en la factura y permite consultar el registro en la AEAT.
• Declaración responsable del fabricante: documento por el que el fabricante manifiesta que su software cumple el RD 1007/2023.

Anexo III: comparativa con TicketBAI (País Vasco)

TicketBAI es el antecedente de Verifactu en los territorios históricos vascos. Las similitudes:

• Generación de registros normalizados.
• Encadenamiento de huellas.
• Firma electrónica obligatoria.
• QR en la factura.

Las diferencias:

• TicketBAI exige el envío en tiempo real siempre (no hay modo "no envío"). En Verifactu el envío es voluntario.
• El esquema XML es ligeramente distinto.
• Las sanciones se rigen por la Norma Foral correspondiente, con cuantías propias.
• La gestión técnica corresponde a las Diputaciones Forales (Bizkaia, Gipuzkoa, Álava), no a la AEAT.

Si tu actividad mezcla territorios, comprueba con tu software cómo gestiona la dualidad. La mayoría de SIFs serios incluyen un módulo TicketBAI específico además del módulo Verifactu.

Anexo IV: subvenciones y financiación para adaptarse

La transición no tiene que pagarse íntegra de tu bolsillo. Estas son las vías más usadas:

Kit Digital

El programa Kit Digital (Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia) ofrece bonos de digitalización para autónomos y pymes. Existe una categoría específica para factura electrónica y otra para gestión de procesos, ambas aplicables a la adaptación a Verifactu y a Crea y Crece. La cuantía depende del tamaño:

• Autónomos sin empleados: hasta 2.000 €.
• Autónomos con menos de 3 empleados: hasta 2.000 €.
• Pequeñas empresas (3-9 empleados): hasta 6.000 €.
• Medianas (10-49 empleados): hasta 12.000 €.

Los importes evolucionan según convocatoria. Conviene verificar el estado en la web de Acelera Pyme.

Deducción por gastos en I+D+i

Los desarrollos a medida (ERP propio, integración de un módulo de huella en software interno) pueden generar deducción por innovación tecnológica.

Bonificaciones autonómicas

Algunas comunidades han añadido líneas específicas para digitalización: cheque digital de Castilla y León, bono digital de Galicia, ayudas de la Generalitat para adaptación al RD 1007/2023, etc.

Anexo V: hoja de ruta mensual hasta el go-live

Si tu fecha de obligación es el 1 de julio de 2026 (autónomo) o el 1 de enero de 2026 (sociedad ya pasada), planifica con este calendario tipo de seis meses.

Anexo VI: protocolo ante una inspección

Si la AEAT te requiere los registros, este es el protocolo recomendado:

1. Lee la notificación con calma y comprueba la fecha límite de respuesta.
2. Identifica el alcance: ¿qué periodo, qué tipo de registros, qué nivel de detalle?
3. Genera la exportación desde tu software en el formato XML del RD 1007/2023.
4. Acompaña la declaración responsable del fabricante y los certificados pertinentes.
5. Si detectas incidencias previas (por ejemplo, anulaciones realizadas mal), comunícalas voluntariamente con un escrito explicativo. La actuación voluntaria reduce la sanción.
6. Apóyate en tu asesor o en un gestor administrativo: una respuesta a inspección debe ser técnica y precisa.

Cierre y plan de acción

Verifactu y la factura electrónica B2B son los dos cambios fiscales y tecnológicos más importantes para autónomos y pymes en 2026. Si planificas con tiempo, no son traumáticos: bien aplicados, te ahorran horas de cuadre trimestral, reducen errores y te dan trazabilidad ante cualquier inspección.

La regla de oro: no decidas a contrarreloj, no compres dos veces y exige al fabricante declaración responsable y compromiso de actualización.

Anexo VII: hostelería, comercio y otros sectores con TPV

La hostelería, el comercio minorista, los talleres de reparación y la peluquería son sectores donde la AEAT ha priorizado la inspección histórica del software de facturación, especialmente por la práctica documentada de "doble contabilidad" o de programas con "modo zero" (eliminación de tickets). El RD 1007/2023 endurece estas prácticas con sanciones específicas:

• Software dual (que permita ocultar ventas): se considera per se no conforme. Su uso es sancionable y, en casos graves, puede configurar delito contra la Hacienda Pública.
• TPV con caja registradora: deben estar integrados con el SIF que cumpla los requisitos. No basta con tener tickets impresos; debe existir un registro electrónico inalterable.
• Cierre de caja: se recomienda generar un Z diario que se exporte al SIF y, opcionalmente, a la AEAT.
• Vales y devoluciones: cada anulación o devolución parcial genera un registro específico vinculado al original.

Los sectores que más suelen sufrir inspecciones en relación con software de facturación son, según las memorias anuales de la AEAT:

1. Bares, restaurantes y hostelería en general.
2. Comercio textil y de moda.
3. Talleres de automoción y reparación.
4. Peluquerías y estética.
5. Actividades del ocio nocturno.

Si tu actividad encaja en estos sectores, prioriza dos cosas: que el TPV genere registros conformes y que tengas trazabilidad clara entre operaciones físicas (ticket entregado al cliente) y registros electrónicos.

Anexo VIII: facturación a la administración pública (FACe)

Si facturas a la Administración General del Estado, las administraciones autonómicas o las locales, ya estás obligado a emitir factura electrónica estructurada (Facturae) a través de la plataforma FACe desde 2015. Esto seguirá vigente, con las siguientes peculiaridades:

• FACe es plataforma específica para sector público; la factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece regula el sector privado.
• A partir del despliegue completo de Crea y Crece, las plataformas privadas y la pública gratuita formarán un ecosistema interconectado donde FACe será una pieza más.
• El formato Facturae 3.2.x sigue siendo el de referencia para sector público; en B2B podrán convivir Facturae, UBL 2.1 y otros formatos europeos (PEPPOL).

Anexo IX: ¿cómo afecta a las profesiones liberales?

Abogados, economistas, arquitectos, médicos, fisioterapeutas y otras profesiones liberales también están sujetos a Verifactu. Algunas particularidades:

• Operaciones exentas de IVA: como los servicios médicos, sanitarios o educativos en muchos casos. La exención no exime de emitir factura ni de cumplir Verifactu.
• Provisiones de fondos: las cantidades anticipadas por clientes son una operación a documentar (no factura formal, pero sí justificación) y, dependiendo del régimen fiscal del profesional, pueden exigir registro Verifactu cuando se materializa la prestación.
• Iguala mensual: los honorarios fijos mensuales se documentan con factura periódica que el SIF debe registrar como cualquier otra operación.
• Honorarios entre colegiados: las facturas a clientes entre colegiados profesionales (subcontrataciones, asesoramientos) son operaciones B2B plenas y entrarán también en el ámbito de Crea y Crece cuando sea exigible.

Anexo X: gestión de incidencias técnicas

El RD 1007/2023 prevé que el sistema pueda fallar (corte de internet, avería del servidor, problemas con el certificado). El procedimiento estándar:

1. Anota la incidencia: hora, naturaleza, número de facturas pendientes.
2. Conserva un registro paralelo (papel, hoja de cálculo) mientras dure la incidencia.
3. Restituye el sistema lo antes posible.
4. Genera los registros pendientes con la marca temporal real de la operación.
5. Si estás en modo Verifactu, los registros se enviarán con el flag de incidencia.
6. Si la incidencia se prolonga, comunícala a la AEAT por el canal habilitado.

Es esencial tener un plan de continuidad: el negocio no puede pararse porque falle internet o el certificado caduque. El SIF debe permitir trabajar offline y sincronizarse cuando se restablezca la conexión.

Anexo XI: relación con la contabilidad y los modelos tributarios

Los registros generados por Verifactu son la base sobre la que se construyen:

• Libros de IVA: ingresos y gastos.
• Modelo 303: autoliquidación trimestral de IVA.
• Modelo 390: resumen anual de IVA.
• Modelo 130: pago fraccionado de IRPF (estimación directa).
• Modelo 131: pago fraccionado en módulos.
• Modelo 347: declaración anual de operaciones con terceros (cuando proceda).
• Modelo 184: rendimientos atribuidos por entidades en régimen de atribución.

Un buen software debe ofrecer la conexión automática entre el motor de facturación y los modelos tributarios, evitando trabajos manuales de cuadre. Esa es probablemente la mayor ganancia productiva de la transición.

Anexo XII: respuestas a preguntas avanzadas

¿Qué pasa si emito una factura sin software (excepción puntual)?

El RD 1007/2023 contempla supuestos muy excepcionales (avería, sectores específicos como ventas ambulantes en zonas sin cobertura). En esos casos, debe documentarse el supuesto y trasladar el contenido al SIF en cuanto sea posible.

¿Y si quiero cambiar de software a mitad de año?

Puedes hacerlo, pero el nuevo SIF debe incorporar los registros previos para garantizar continuidad. La cadena de huellas debe seguirse o cerrarse formalmente con un registro especial.

¿Qué responsabilidad tiene mi gestor o asesor fiscal?

Si tu gestor emite las facturas en tu nombre (o si su software es la herramienta), comparte responsabilidad operativa. Pero la responsabilidad legal final ante la AEAT es siempre del obligado tributario. Documenta bien el reparto de obligaciones contractualmente.

¿Puedo seguir emitiendo facturas en papel para clientes que no quieren la electrónica?

En el ámbito de Crea y Crece, no. La factura electrónica entre empresas será obligatoria. En cualquier caso, todos los registros deben pasar por el SIF.

¿Las cooperativas, asociaciones y entidades sin ánimo de lucro están sujetas?

Sí, si emiten facturas. Su régimen fiscal puede ser específico, pero la obligación de SIF es la misma.

¿Hay alternativa para consultorios médicos pequeños?

Existen soluciones SIF muy ligeras y cumplidoras. Lo importante es que estén certificadas. El coste medio para un autónomo individual ronda los 20-30 €/mes en SaaS de calidad.

¿Cómo me protejo si el fabricante de mi software cierra?

Exige cláusula de continuidad y exportación: los datos deben poder exportarse en formatos abiertos en cualquier momento, incluso aunque el proveedor desaparezca. Es una protección esencial. Conviene también verificar si el código fuente o la solución podría continuar siendo soportada por un tercero (sociedades de socios, cooperativas tecnológicas, comunidades de usuarios), y si el proveedor mantiene un repositorio público con las especificaciones técnicas necesarias para una migración sin pérdida de información histórica. La trazabilidad de los registros generados a lo largo del tiempo debe poder auditarse aun cambiando de herramienta, porque la AEAT puede inspeccionar ejercicios pasados durante todo el plazo de prescripción de cuatro años, e incluso más si hay un procedimiento abierto.

CTA final: si quieres apoyo personalizado, en GovEasy puedes contactar con un gestor certificado o usar nuestro asistente para auditar tu software actual y elaborar tu plan de migración. El reloj de 2026 ya corre.