Cens d'entitats: alta i canvis a AEAT (amb NIF provisional/definitiu després del Registro Mercantil)

El que necessites tenir a mà

1. Escritura de constitución i estatuts en PDF (millor la còpia electrònica notarial).
2. Certificación negativa de denominación (si encara vas a demanar NIF provisional).
3. Asiento de presentación o inscripción del Registro Mercantil (per al NIF definitiu).
4. DNI/NIE del representant i certificat digital de representant (o apoderament electrònic en AEAT).
5. Justificant del Modelo 600 (ITPAJD constitució: exempt, però es presenta).
6. Document del domicili fiscal (contracte, escriptura o rebut).

Documentació

• Modelo 036 online per a: sol·licitud de NIF provisional, comunicació de NIF definitiu i alta en el cens (IVA, retencions, IAE, domicili, administradors i socis significatius).
• Registro Mercantil: escriptura, liquidació del ITPAJD i pagament d'aranzels registrals.
• Si no estàs exempt d'IAE: Modelo 840/848 (alta i comunicació de xifra de negocis).

Pas a pas

1. Demana NIF provisional a AEAT: entra a la sede de la AEAT i presenta Modelo 036 (tramite de solicitud de NIF para personas jurídicas). Adjunta escriptura i certificación de denominación. Et descarreguen una targeta NIF provisional gairebé al moment si tot quadra.
2. Inscriu al Registro Mercantil: presenta l'escriptura al Registro Mercantil provincial. Et donen asiento de presentación i, en uns dies, la inscripció. Vigila les taxes i possibles subsanacions si els estatuts tenen pega.
3. Passa a NIF definitiu i alta censal: torna al Modelo 036, marca variació per comunicar NIF definitiu, fixa domicili fiscal, epígraf IAE, IVA (règim general/simplificat/exempt) i retencions (si tindràs treballadors o professionals). Adjunta la certificación de inscripción.
4. IAE si procedeix: si no estàs exempt, tramita el modelo 840/848 abans d'iniciar l'activitat. Si estàs exempt (el normal en començar), no el presentis, però marca bé l'exempció en el 036.
5. Guarda-ho tot: justificants del 036, targeta NIF definitiva i, si escau, 840/848. Comunica el NIF definitiu al banc, a proveïdors i a les teves factures.

Trucs que t'estalvien temps

• Certificat de representant al dia. Per societats, la Cl@ve de l'administrador no sol servir tret que hi hagi apoderament. Sense això, et tocarà cita presencial.
• Adjunts lleugers: puja PDFs per sota dels límits de la sede; si pesa molt, usa PDF/A o comprimeix-lo.
• Marca bé l'IVA: si no et correspon recàrrec d'equivalència, no ho marquis “per si de cas”. Canviar-ho després és un altre 036 i possibles ensurts en models periòdics.
• Epígraf IAE: tria el que correspongui a la teva activitat principal. Si afegeixes línies de negoci, presenta variació censal abans de facturar.
• Domicili fiscal clar: si treballes a casa, valora usar una domiciliació en coworking per a notificacions; canviar després el domicili implica un altre 036 i possibles pèrdues de cartes.

Errors típics que et poden fotre el tràmit

1. No passar a NIF definitiu després d'inscriure: la AEAT et considera en l'aire i et pot sancionar (des de 200€).
2. No comunicar administradors/socios en el 036: si no consten, et demanaran subsanar i s'aturarà l'alta en alguns impostos.
3. Triar malament el règim d'IVA: marcar exempció sense base legal o no marcar retencions quan tindràs empleats. Després arriben els requeriments.
4. Presentar fora de termini: l'alta censal ha d'estar abans d'iniciar l'activitat. Si factures sense alta, multa i problema.
5. Intentar signar amb Cl@ve no vàlida: si l'entitat no té certificat de representant o apoderament, la sede t'aturarà a l'últim pas. Millor preparar-ho des del principi.