Legalising a company: NIF, registration and mandatory company books
You set up a company and want it properly legal: NIF (provisional and definitive) at the AEAT, registration in the Registro Mercantil and electronic legalisation of the company books. This is for anyone creating an SL/SA who doesn't want surprises later with Hacienda or the Registro.
What GovEasy does
- Prepares your case file and documentation
- Detects frequent errors before submission
- Saves your progress and reminds you of deadlines
What the agency does
Registro Mercantil / AEAT
- Receives and reviews your application
- Issues the resolution or official document
Guía completa
What to have ready
- Escritura de constitución (PDF or electronic copy from the notary).
- DNI/NIE/passport of partners and administrator.
- Certificado digital de representante (FNMT) or DNIe with PIN.
- AEAT access (Cl@ve or certificate) and access to registradores.org.
- Company book files generated and signed (after the first year-end).
Documentation
- Modelo 036 for provisional/definitive NIF and tax census registration.
- Hoja registral/certificación de inscripción once registered.
- ZIP of books: Libro de Actas, Libro Registro de Socios/Acciones, Libro de Contratos con socio único (if applicable). Electronically signed.
- Justificante de pago of registral fees (generated when you submit the books).
Step by step
- Request provisional NIF at the AEAT: go to sede.agenciatributaria.gob.es > Censos > Modelo 036. Tick “Solicitud de NIF”, attach the escritura and identity docs. Sign with Cl@ve or certificate and download the provisional NIF.
- Register at the Registro Mercantil: the notary usually files electronically. If not, file yourself at registradores.org (Registro Mercantil Provincial). Pay aranceles and wait for calificación.
- Switch to the definitive NIF: with the inscripción, return to Modelo 036 at the AEAT and communicate the definitive NIF attaching the certificación/hoja registral.
- Real tax census registration: in the same 036, register the IAE epígrafes, IVA/IRPF obligations and fiscal address/activity.
- Legalise company books: after year-end, generate the books with Legalia or another compatible tool, sign the ZIP with the representative's certificate and upload it at registradores.org > Registro Mercantil > Legalización de libros. Pay and keep the receipt.
Time-savers
- Prepare the 036 with activity data and epígrafes before registration; then you can switch to definitive NIF and activate obligations in one go.
- Request the representative certificate as soon as you have the provisional NIF. You’ll need it for books and many other steps.
- Use Chrome/Edge for registradores. Avoid Safari/Firefox if you want fewer signature issues.
- Validate the ZIP with the registradores tool before sending. A structural error will kill the submission.
Common mistakes that can mess you up
- Missing deadlines: inscripción (2 months), legalización de libros (4 months post year-end). Then come blocks and requerimientos.
- Trying to legalise blank books: not allowed anymore. Books are legalised with content after year-end.
- Relying on Cl@ve for registradores: for books they require the representative's certificate/DNIe. Without it, no submission.
- Forgetting Modelo 600 if your CCAA requires it even though it’s exempt: it will block other steps.
- Uploading unsigned books or with wrong structure: immediate rejection and back to square one.
- 1.Go to sede.agenciatributaria.gob.es > Censos > Modelo 036 and request the company's provisional NIF, attaching the escritura and the DNI/NIE/passport scans of the partners/administrator. Sign with Cl@ve or digital certificate.
- 2.Submit the escritura for registration at the Registro Mercantil Provincial (the notary usually sends it electronically; if not, use the sede of registradores at registradores.org and pay the aranceles).
- 3.Once the company is registered, go back to sede.agenciatributaria.gob.es and use Modelo 036 to change the provisional NIF to the definitive one, attaching the certificación/hoja registral.
- 4.Register the company in the tax census (Modelo 036: IAE epígrafes, relevant IVA/IRPF obligations). Do this also at sede.agenciatributaria.gob.es with Cl@ve/certificate.
- 5.Prepare the company books: generate the files (Libro de Actas, Libro Registro de Socios/Acciones, Libro de Contratos con socio único if applicable) with the registradores tool (Legalia or another) and sign them with the representative's certificate.
- 6.Legalise the books electronically at the Registro Mercantil site (registradores.org > Registro Mercantil > Legalización de libros), upload the signed ZIP, pay the derechos and download the receipt.
- Escritura de constitución firmada ante notario (PDF/ copia autorizada electrónica)
- DNI/NIE/pasaporte de socios y administrador (escaneado)
- NIF provisional de la sociedad (si ya lo tienes) y luego el NIF definitivo
- Certificado digital de representante de la sociedad (FNMT o DNIe) para firmar y presentar
- Datos del Registro Mercantil Provincial (número de protocolo/hoja registral cuando la tengas)
- Ficheros de libros sociales generados (libro de actas, libro registro de socios/acciones, libro de contratos con el socio único) en ZIP y firmados electrónicamente
- Justificante de pago de derechos registrales (legalización de libros) que emite la sede de registradores
Deadlines you can’t skip
Inscripción de la sociedad: 2 months from the signing of the escritura. Legalización de libros: within the 4 months following the fiscal year end (if you close on 31/12, until 30/04). Not filing accounts leads to registro closure and ICAC fines.
Cl@ve doesn't always cut it
Cl@ve works for AEAT, but for legalising books at registradores you need the representative's digital certificate or DNIe. Without that, you won't pass.
ITP/AJD exempt, but watch your autonomous community
The constitution is exempt, but some CCAA force you to file Modelo 600 with a zero fee. If you skip it, they may block later procedures.
Technology that can spoil your day
The registradores platform tends to work better on Chrome/Edge. ZIPs must follow their schema. Legalia runs on Windows; if you're on a Mac, use a VM or sign from the browser.
¿Qué necesito para completar Legalización Sociedades sin que me lo rechacen?
Legalización Sociedades tiene una tasa oficial variable en Registro Mercantil / AEAT y se puede presentar por cuenta propia. El punto que interrumpe el trámite es que hace falta Cl@ve activa, y si no está dada de alta el registro previo puede tardar días. Además, el formulario tiene 7 pasos y la sesión de la sede caduca antes de terminar si se interrumpe. GovEasy prepara el expediente completo y comprueba los datos antes de tocar la sede, y si no tienes la identificación digital lista, un gestor colegiado del marketplace lo presenta por ti.
- Cl@ve activa (PIN o permanente)
- GovEasy (extensión + gestor colegiado)
Can I request the provisional NIF before registering the company?
Yes. At the AEAT, using Modelo 036, they give you a provisional NIF by attaching the signed escritura. After registration in the Registro, you change it to definitive with another Modelo 036.
Is there a fine for not legalising the books on time?
A specific automatic fine isn't the usual immediate outcome, but you risk requerimientos, evidentiary problems and having your cuentas deposit rejected. Don't leave it: 4 months after year-end.
Can I legalise blank books when incorporating?
No. For years books must be legalised with content, after the year-end. What you do when starting is prepare the format and make sure you can sign and submit them.
Do I need Modelo 600 if the constitution is exempt?
It depends on your comunidad autónoma. Some require you to submit the 600 with quota zero just to have it on record. If you don't file it where demanded, they can delay registration or other procedures.
Can I do everything online without going to the Registro?
Yes, the notary sends the inscripción and the legalisation of books is telematic at registradores.org. For AEAT everything is online with Cl@ve or certificate. Still, you need the representative's certificate.
How long does company registration take?
Usually from a few days up to two weeks depending on the Registro and whether there are defects. AEAT is immediate; if the ZIP is correct, books are legalised the same day.
¿Qué es Legalización Sociedades y ante qué organismo se presenta?
Legalización Sociedades es un trámite gestionado por Registro Mercantil / AEAT. Trámite oficial de Legalización Sociedades gestionado por Registro Mercantil / AEAT. Incluye guía completa, requisitos y plazos reales según normativa vigente.
¿Cuánto cuesta realizar Legalización Sociedades?
El coste de Legalización Sociedades es Variable. Verifica importes actualizados en la sede de Registro Mercantil / AEAT antes de presentarlo.
¿Cuánto tarda Legalización Sociedades?
El tiempo estimado para Legalización Sociedades es 1–4 semanas. Puede variar según la carga del organismo Registro Mercantil / AEAT y la complejidad del expediente.
¿Qué sistema de identificación necesito para Legalización Sociedades?
Para Legalización Sociedades el usuario requiere Cl@ve (PIN o permanente). Si no dispones del medio exigido, valora alternativas presenciales o apoderamiento.
¿Legalización Sociedades necesita cita previa?
No, Legalización Sociedades se puede iniciar sin cita previa. Puedes comenzar directamente por la sede electrónica o ventanilla correspondiente.
¿Legalización Sociedades obliga a inscripción en el Registro Mercantil?
Determinadas operaciones derivadas de Legalización Sociedades requieren inscripción registral. Confirma con tu asesor o con el Registro Mercantil provincial la necesidad concreta en tu caso.
¿Legalización Sociedades aplica a autónomos y a sociedades?
Legalización Sociedades puede afectar de forma distinta a autónomos y a sociedades. Revisa las obligaciones específicas de tu forma jurídica antes de presentarlo.
¿Legalización Sociedades genera obligaciones periódicas adicionales?
Algunos trámites empresariales como Legalización Sociedades implican obligaciones posteriores (declaraciones, libros, depósito de cuentas). Planifícalo con tu asesor para evitar sanciones.
¿Qué necesito para completar Legalización Sociedades sin que me lo rechacen?
Para completar Legalización Sociedades necesitas Cl@ve activa. GovEasy prepara el expediente y un gestor colegiado lo presenta por ti. Legalización Sociedades tiene una tasa oficial variable en Registro Mercantil / AEAT y se puede presentar por cuenta propia. El punto que interrumpe el trámite es que hace falta Cl@ve activa, y si no está dada de alta el registro previo puede tardar días. Además, el formulario tiene 7 pasos y la sesión de la sede caduca antes de terminar si se interrumpe. GovEasy prepara el expediente completo y comprueba los datos antes de tocar la sede, y si no tienes la identificación digital lista, un gestor colegiado del marketplace lo presenta por ti.
We'll show you how to do it
A clear, jargon-free guide with the official steps and the documents you need.
Start procedureOfficial information, verified and up to date.
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See available agentsProtected payment: the agent only gets paid as the work progresses.
Acción inmediata
Inicia la preparación guiada
goveasy puede iniciar una preparación guiada y acompañarte hasta el paso oficial, pero la resolución final sigue dependiendo del organismo.
Your progress
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- Prepare
- Submit
- Track
Your next step
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- We validate documentation before submission
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