Censo de entidades: alta y cambios en AEAT (con NIF provisional/definitivo tras Registro Mercantil)
Sirve para dar de alta tu sociedad en el censo de la AEAT, pedir el NIF provisional/definitivo y fijar sus obligaciones fiscales. Está pensado para sociedades inscritas (o en inscripción) en el Registro Mercantil y cualquier entidad que vaya a tener actividad en España.
Te explicamos cómo hacerlo
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- 1.Entras en la Sede de la AEAT y presentas el Modelo 036 para pedir el NIF provisional (opción “Solicitud de NIF – personas jurídicas”), adjuntando la escritura y la certificación negativa de denominación: usa certificado de representante.
- 2.Con el NIF provisional, inscribes la sociedad en el Registro Mercantil provincial (presenta la escritura; te darán asiento de presentación y luego inscripción).
- 3.Cuando esté inscrita, vuelves a la Sede de la AEAT y presentas otro Modelo 036 para comunicar NIF definitivo, domicilio fiscal y alta efectiva en el censo (IVA, retenciones, epígrafe IAE).
- 4.Si no estás exento de IAE, tramitas el alta en el IAE (modelo 840/848) en tu Administración de la AEAT antes de iniciar la actividad.
- 5.Descargas y guardas los justificantes del 036 (y 840/848 si procede) y la tarjeta del NIF definitivo; comunícalo a banco y proveedores.
- 6.Si después cambias domicilio, actividad, administradores o regímenes de IVA/retenciones, presentas variación censal con un nuevo Modelo 036 antes del cambio.
- Escritura de constitución y estatutos (PDF firmado por notaría).
- Asiento de presentación o certificación de inscripción en el Registro Mercantil (cuando ya esté inscrita).
- Justificante del Modelo 600 del ITPAJD (exento en constitución, pero te pedirán el justificante de presentación).
- DNI/NIE del representante legal y su certificado digital de representante o apoderamiento en la AEAT.
- Certificación negativa de denominación social del Registro Mercantil Central (si aún pides NIF provisional).
- Documento del domicilio fiscal (contrato de alquiler, escritura de local, o recibo reciente).
- NIF provisional de la entidad (si ya lo tienes y vas a pasarlo a definitivo).
Plazos clave
Pide el NIF provisional antes de inscribir si vas a abrir cuenta o facturar. Tras inscribir en el Registro Mercantil, tienes 1 mes para comunicar el NIF definitivo con Modelo 036 y ajustar tus obligaciones fiscales. El alta censal debe estar presentada antes de iniciar la actividad.
Sanciones por no actualizar el censo
No dar de alta o no comunicar cambios (domicilio, actividad, administradores, IVA, retenciones) puede acarrear sanciones desde 200€ (art. 198 LGT). No lo dejes para luego.
Autenticación: no todo vale
Para sociedades, usa certificado de representante o apoderamiento electrónico. La Cl@ve del administrador solo sirve si está apoderado expresamente; Cl@ve PIN a secas no te dejará completar el 036 como entidad.
Cita previa si vas en persona
En AEAT y Registro Mercantil te pedirán cita previa si no vas online. Las citas vuelan a final de mes; si vas con prisas, hazlo por sede electrónica.
¿Qué es exactamente el censo de entidades de la AEAT?
Es el registro donde la AEAT te identifica (NIF), fija domicilio fiscal y anota tus obligaciones: IVA, retenciones, pagos fraccionados e IAE. Se tramita con el Modelo 036.
¿Necesito el NIF provisional antes de inscribir en el Registro Mercantil?
No es obligatorio para inscribir, pero es práctico para abrir cuenta bancaria, contratar servicios o hacer gestiones. AEAT te lo da con el Modelo 036 aportando la escritura y la certificación de denominación.
¿Cuándo paso el NIF a definitivo?
Cuando la sociedad esté inscrita en el Registro Mercantil. Tienes 1 mes para comunicarlo con un nuevo Modelo 036 adjuntando la certificación de inscripción.
¿Estoy obligado a IAE desde el minuto uno?
La mayoría de sociedades están exentas hasta 1.000.000€ de cifra de negocios. Si no estás exento (casos muy concretos), toca modelo 840/848. Si dudas, márcalo en 036 como exento y revisa al cerrar ejercicio.
¿Puedo hacer el 036 con Cl@ve?
Si actúas como persona física (autónomo), sí. Para una sociedad, necesitas certificado de representante o ir apoderado en el Registro de apoderamientos de la AEAT.
¿Me pueden multar si no comunico un cambio de domicilio o actividad?
Sí. La no comunicación de datos censales lleva sanciones desde 200€. Además, te pueden notificar a un domicilio viejo y perder plazos.
¿Qué es Censo de Entidades y ante qué organismo se presenta?
Censo de Entidades es un trámite gestionado por Registro Mercantil / AEAT. Trámite oficial de Censo de Entidades gestionado por Registro Mercantil / AEAT. Incluye guía completa, requisitos y plazos reales según normativa vigente.
¿Cuánto cuesta realizar Censo de Entidades?
El coste de Censo de Entidades es Variable. Verifica importes actualizados en la sede de Registro Mercantil / AEAT antes de presentarlo.
¿Cuánto tarda Censo de Entidades?
El tiempo estimado para Censo de Entidades es 1–4 semanas. Puede variar según la carga del organismo Registro Mercantil / AEAT y la complejidad del expediente.
¿Qué sistema de identificación necesito para Censo de Entidades?
Para Censo de Entidades el usuario requiere Cl@ve (PIN o permanente). Si no dispones del medio exigido, valora alternativas presenciales o apoderamiento.
¿Censo de Entidades necesita cita previa?
Sí, Censo de Entidades normalmente requiere cita previa en Registro Mercantil / AEAT. Reserva con antelación porque la disponibilidad suele ser limitada.
¿Censo de Entidades obliga a inscripción en el Registro Mercantil?
Determinadas operaciones derivadas de Censo de Entidades requieren inscripción registral. Confirma con tu asesor o con el Registro Mercantil provincial la necesidad concreta en tu caso.
¿Censo de Entidades aplica a autónomos y a sociedades?
Censo de Entidades puede afectar de forma distinta a autónomos y a sociedades. Revisa las obligaciones específicas de tu forma jurídica antes de presentarlo.
¿Censo de Entidades genera obligaciones periódicas adicionales?
Algunos trámites empresariales como Censo de Entidades implican obligaciones posteriores (declaraciones, libros, depósito de cuentas). Planifícalo con tu asesor para evitar sanciones.
Acción inmediata
Inicia la preparación guiada
goveasy puede iniciar una preparación guiada y acompañarte hasta el paso oficial, pero la validación o resolución final sigue dependiendo del organismo.
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